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Réunions : Pourquoi poser un cadre ?

Réunion de crise, hebdomadaire, atelier thématique ou les 3 à la fois, que notre entreprise soit atteinte de réunionite aigue ou que le sujet soit déserté, nous avons tous vécu des bonnes réunions et d’autres … où l’on se demande encore ce que l’on était venu y faire.

Vous pouvez légitimement être pris.e de panique lorsque c’est votre tour d’être l’animateur principal.

Comment faire alors pour que votre collègue Jean-Marc ne trépigne pas d’impatience ni que sa voisine Géraldine consulte intensément ses mails alors que vous abordez un point crucial de votre ordre du jour ?

Voici une ressource utilisée par les formateurs qui passe généralement inaperçue et tient pourtant un rôle essentiel dans la réussite de leurs interventions.

Poser le cadre en début de réunion.

L’objectif est d’obtenir le consentement de l’ensemble des participants sur l’attitude adoptée et les règles que tous respecteront pendant l’intervention.

Cela peut sembler évident et vous pourriez ne pas voir d’intérêt à le verbaliser, la différence est néanmoins étonnante.

Chaque formateur a son cadre préférentiel qui tourne souvent autour des mêmes thèmes.

Inutile que la liste soit longue, l’essentiel suffit.

Vous pouvez mettre l’accent sur la ponctualité dans le cas d’une série d’interventions ou pour prévenir un retour de pause ; sur l’implication de chacun, illustrée par les appareils électroniques rangés ou encore les modalités de prise de parole afin de permettre que chacun puisse s’exprimer.

Adaptez votre cadre à votre groupe du jour.

J’ai dernièrement relevé, alors que je démarrais une formation, un trio bavard. Profitant de la pose du cadre, j’ai souligné la nécessité d’un respect mutuel impliquant l’écoute de l’autre, moi y compris.

Mon constituant préféré est la notion de bienveillance inclusive : accueillir toute idée ou suggestion sans la juger ou la rejeter, construire avec des « oui, et » plutôt que des « non, mais ».

Assurez-vous que chacun valide les principes énoncés.

Ainsi, pendant l’intégralité de la réunion, en cas de déviation, vous pourrez aisément rapatrier les participants entre les bordures établies. »